Лучшие советы и рекомендации, которые я использую для эффективного управления вашим почтовым ящиком Gmail — популярная служба электронной почты, но, возможно, это не лучший выбор для вас. К его недостаткам относятся захламленный почтовый ящик, плохая поддержка инструментов повышения производительности и недостаточные специальные возможности. Outlook может быть лучшим выбором, если вы используете продукты Microsoft. Его интеграция с другими приложениями Microsoft Office, такими как Word, Excel и PowerPoint, упрощает ваш рабочий процесс. Его сфокусированный почтовый ящик, называемый «Фокусированные», помогает вам работать с важными электронными письмами, игнорируя при этом другие электронные письма. Это лучшие советы и рекомендации по работе с Outlook, которые помогут улучшить вашу электронную почту, независимо от того, используете ли вы Windows, Mac или один из лучших Chromebook. В это руководство включены снимки экрана из веб-приложения Outlook. Действия могут незначительно отличаться для настольных приложений. #Microsoft #Outlook #Электронная почта #Gmail #Советы по продуктивности #EmailManagement #OrganizeInbox #OutlookTips #EmailTricks #MicrosoftOffice #EfficiencyTips.
Источник: https://manualmentor.com/best-tips-and-tricks-i-use-to-manage-my-inbox-efficiently.html?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=best-tips-and-tricks-i- использовать для эффективного управления моим почтовым ящиком
Gmail — популярная служба электронной почты, но, возможно, она вам не подойдет. К его недостаткам относятся захламленные почтовые ящики, плохая поддержка инструментов повышения производительности и недостаточные специальные возможности. Outlook может быть лучшим вариантом, если вы используете продукты Microsoft. Его интеграция с другими приложениями Microsoft Office, такими как Word, Excel и PowerPoint, упрощает ваш рабочий процесс. Его приоритетный почтовый ящик, называемый «Фокусированный», помогает вам работать с важной почтой и отфильтровывать другие. Вот лучшие советы и рекомендации по Outlook, которые помогут улучшить вашу работу с электронной почтой, независимо от того, используете ли вы Windows, Mac или один из лучших Chromebook.
В это руководство включены снимки экрана из веб-приложения Outlook. Действия могут немного отличаться для настольного приложения.
9 Используйте Microsoft To Do для создания задач в Outlook
Организуйтесь и соблюдайте сроки
Приложение Microsoft To Do легко интегрируется с другими приложениями в экосистеме Microsoft. Пометка сообщения в Outlook добавляет задачу в приложение «Сделать», что упрощает отслеживание работы. Outlook имеет отличный Мой день вкладка на верхней панели, содержащая календарь и задачи для управления задачами. Вы можете перетащить электронные письма на вкладку «Мой день», чтобы автоматически добавить задачу.
- Нажмите кнопку Мой день значок (обозначается календарем с галочкой) на панели инструментов Outlook.
- Это открывает Календарь и Сделать панели.
- Нажмите Сделать.
- Перетащите свое письмо на Сделать вкладка в Добавить как задачу раздел.
- Перетащите письмо в Добавить как событие раздел, чтобы добавить его в свой календарь.
- Щелкните имя, чтобы изменить имя задачи.
- Щелкните задачу правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть дополнительные параметры настройки.
- Опции включают в себя Отметить как важное, Установить напоминание, Установить дату сдачи, Переместить элементы в спискеи Удалить.
8 Планирование электронной почты в Outlook
Убедитесь, что они дойдут до получателей в наилучшее время.
Если ваши коллеги работают в разных часовых поясах, запланируйте отправку электронных писем так, чтобы они доходили до получателей в их рабочее время. Outlook удерживает сообщение в папке «Исходящие» в течение указанного времени после отправки электронного письма.
- Напишите письмо и нажмите кнопку значок стрелки вниз.
- Выбирать Расписание отправки.
- Нажмите Пользовательское время.
- Выберите дату и время.
- Нажмите Отправлять.
Если вы передумали и хотите немедленно отправить сообщение, откройте письмо в
Черновики
папка. Нажмите кнопку
значок карандаша
и выбери
Отправить сейчас
.
7 Управляйте своими задачами с помощью папок
Разберитесь с этой устрашающей кучей писем
Outlook позволяет создавать папки и подпапки для организации и управления вашим почтовым ящиком. Он помогает вам сортировать электронные письма и назначать папки в зависимости от отправителя, названия проекта, приоритета или других факторов. Вы можете перетащить электронные письма в папку, чтобы обработать их позже. Удалите электронное письмо после завершения задачи.
- Нажмите кнопку дополнительное меню (значок из трех точек) в сторону Папки в панели навигации.
- Выбирать Создать новую папку.
- Назовите свою папку.
- Нажмите Сохранять.
- Нажмите кнопку дополнительное меню рядом с вашей папкой, чтобы создать новую подпапку.
- Нажмите Создать новую подпапку.
6 Создайте правила для организации вашего почтового ящика
Эффективный способ сортировки электронной почты
Перемещение электронных писем в назначенные папки и подпапки уменьшает беспорядок и упорядочивает ваш почтовый ящик. Вы можете автоматизировать процесс, назначая правила для перемещения электронных писем на основе ключевых слов в теле письма, строки темы, имени отправителя, важности и т. д. Правило сообщает Outlook, как обрабатывать электронные письма в зависимости от условий срабатывания и соответствующих действий.
Вот как создать правило в Outlook:
- Нажмите кнопку Вид вкладка.
- Выбирать Посмотреть настройки.
- Нажмите Правила.
- Выбирать Добавить новые правила.
- Введите имя правила.
- Выберите условие под Добавить условие поле.
- Выберите действие под Добавить действие поле.
- Нажмите Добавить исключение создать исключение из правила.
- Нажмите Сохранять.
5 Используйте функцию очистки для очистки электронных писем
Наведите порядок в своем почтовом ящике
Перспективы Мести Опция удаляет нежелательные электронные письма от определенных отправителей, помогая вам поддерживать порядок в почтовом ящике. Вы можете переместить текущие или будущие сообщения из папки «Входящие», сохранить последние электронные письма и переместить остальные или переместить сообщения старше десяти дней.
Правила очистки Outlook выполняются один раз в день. Вы не можете использовать эту функцию для
Нежелательная электронная почта
,
Черновики
,
Отправленные элементы
и
Удаленные элементы
папки.
- Выберите электронное письмо, которое хотите очистить.
- Нажмите кнопку дополнительное меню в строке меню.
- Нажмите Мести.
- Выберите, как вы хотите управлять сообщениями.
- Выберите, куда вы хотите переместить письмо.
- Нажмите ХОРОШО.
4 Расставьте приоритеты электронных писем с метками категорий
Упростите свой рабочий процесс
Outlook позволяет классифицировать электронные письма для упрощения управления входящими. Вы можете назначать категории на основе приоритета, типа проекта, задачи или отправителя. Назначьте имя и цвет, чтобы их было легче обнаружить.
- Нажмите кнопку дополнительное меню в строке меню.
- Выбирать Классифицировать.
- Выбирать Новая категория.
- Введите имя и выберите цвет метки.
- Нажмите Сохранять.
3 Игнорировать нежелательные письма в Outlook
Держите свой почтовый ящик в чистоте
Добавление в длинную цепочку писем может раздражать. Функция «Игнорировать» в Outlook позволяет предотвратить попадание будущих ответов в ваш почтовый ящик. Он отправляет сообщения на ваш Удаленные элементы папка. Чтобы использовать эту функцию, щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите игнорировать.
2 Используйте сочетания клавиш в Outlook
Повышайте свою эффективность
Использование сочетаний клавиш в Outlook поможет вам сэкономить время и быстрее очистить папку «Входящие». Нажимать Шифт + ? для просмотра списка сочетаний клавиш.
Вот некоторые из наших любимых сочетаний клавиш в Outlook:
| Действие | Сочетания клавиш Outlook |
|---|---|
| Создайте новое сообщение или событие календаря | Н |
| Открыть сообщение в новом окне | Шифт + Ввод |
| Ответ на электронное письмо | Р или Ctrl + Р |
| Отправлять электронные письма | Ctrl + Ввод |
1 Используйте надстройки Outlook
Получите больше от приложения
Вы можете повысить свою производительность, установив надстройки для Outlook. Вот как получить его из Microsoft Office Store:
- Перейдите в Магазин Office в своем браузере.
- Введите название приложения в строку поиска.
- Нажмите Получите это сейчас под приложением.
Получите максимальную отдачу от Outlook
Outlook предлагает множество преимуществ, включая плавную интеграцию с продуктами Microsoft и менее загроможденный почтовый ящик. Благодаря советам этого руководства вы сможете улучшить работу с электронной почтой и лучше управлять своим почтовым ящиком. Хотя в Outlook есть встроенный редактор для проверки грамматики и орфографии, вы можете добавить Grammarly для получения более сложных предложений. Если вы используете Календарь Google для домашнего использования, вы можете объединить его с Календарем Outlook для синхронизации ваших данных.
Больше на 24 Gadget - Review Mobile Products
Подпишитесь, чтобы получать последние записи по электронной почте.
